Kontext

Aryzta zählt zu den größten Backwarenherstellern Europas. Täglich beliefert das Unternehmen Tausende Einzelhändler und Foodservice-Betriebe in ganz Europa. Möglich wird das durch ein hochkomplexes Logistiknetzwerk mit mehreren Lagerstandorten sowie Hunderten Lieferanten und Logistikpartnern.

Herausforderung: Intransparente Paletten-abrechnung

Vor der Zusammenarbeit mit Logistica OS verwaltete die deutsche Aryzta-Niederlassung, die Aryzta Food Solutions GmbH, Paletten und andere Ladungsträger auf sehr traditionelle Weise. Jedes Lager führte eigene Excel-Listen, Palettenbewegungen wurden handschriftlich auf Lieferscheinen vermerkt.

Der Alltag sah entsprechend chaotisch aus. An den Rampen versuchten Lagerarbeiter, Papierstapel zu sortieren und handschriftliche Notizen mit Tabellen abzugleichen. Anschließend mussten alle Belege eingesammelt und die Daten manuell in Excel übertragen werden, stets mit der Hoffnung, dass am Ende alles aufging.

Da es keinen zentralen Überblick über die Palettensalden gab, kam es häufig zu Fehlern. Paletten mussten teuer nachgekauft werden. Lange Partnerabstimmungen über die Salden. Und Aryzta blieb jedes Jahr auf Kosten von +100.000 Euro in Paletten.

Logistikleiter Ronny Szepanski beschreibt es so: „Unsere Lagerarbeiter sind stark mit der Abwicklung der täglichen Ein- und Ausgänge beschäftigt. Das Suchen von Lieferscheinen und die Pflege veralteter Excel-Tabellen gehörte zu ihren unbeliebtesten Aufgaben.“

Lösung: PalletClaim Agent sorgt für Transparenz

Um den gesamten Prozess rund um Palettentracking und -verwaltung zu automatisieren, entschied sich Aryzta für den PalletClaim Agent von Logistica.

Sobald ein Lieferschein im Lagerbüro eingeht, wird er gescannt und automatisch von PalletClaim verarbeitet. Das System erkennt relevante Seiten, extrahiert die benötigten Paletteninformationen und markiert unklare oder fehlende Angaben zur Prüfung durch einen Mitarbeitenden.

Nach einer dreimonatigen Lernphase erreichte der Agent eine Extraktionsgenauigkeit von über 90 Prozent. Ein entscheidender Vorteil dabei war, dass weder Lager- noch Büroteams ihre bestehenden Abläufe grundlegend ändern mussten. Alle arbeiten weiterhin mit bekannten Dokumenten, während Logistica im Hintergrund die repetitive manuelle Arbeit übernimmt.

Auf Basis der extrahierten Daten erstellt PalletClaim automatisch die Partnersalden gemäß den individuellen Geschäftsregeln von Aryzta. Zentrale und regionale Teams verfügen nun über eine Echtzeitübersicht aller Palettenkonten. Jede Zahl ist bis zum ursprünglichen Lieferschein nachvollziehbar, was volle Transparenz schafft und Unsicherheiten beseitigt.

Über das Logistica-Dashboard lassen sich offene Forderungen mit wenigen Klicks an Partner versenden. Diese erhalten einen Weblink mit einer klaren Saldenübersicht und können fehlende Dokumente hochladen oder direkt Rückfragen stellen. Die KI-Agenten von Logistica übernehmen die routinemäßige Nachverfolgung, sodass sich das Aryzta-Team nur noch auf Ausnahmefälle konzentrieren muss.

Auswirkungen auf das Geschäft

Im Vergleich zur manuellen Überprüfung jedes Lieferscheins reduzierte Aryzta seinen Verwaltungsaufwand um 50%, sparen 100 Stunden jede Woche. Das bedeutete mehr Zeit für sinnvolle Arbeit und weniger Zeit für den Kampf gegen Excel.

Dank der Live-Sichtbarkeit zwischen Lagern und Partnern sanken die Palettenverluste um 60%, was zu monatlichen Einsparungen von Tausenden Euro führte.

Erstmals verfügt Aryzta über eine zentrale Sicht auf alle Palettenkonten. Bei negativen Salden kann das Team frühzeitig gegensteuern. Bei offenen Forderungen gegenüber Partnern tritt der PalletClaim Agent proaktiv in Kontakt, stellt alle relevanten Transaktionsdaten inklusive Lieferscheinen bereit und reduziert so den Abstimmungsaufwand und potenzielle Streitfälle erheblich.

Ronny fasst es so zusammen: „Mit PalletClaim haben wir endlich einen zentralen Überblick über unsere Palettenströme. Wir haben die Palettenverluste um über 60% reduziert und den Verwaltungsaufwand um 50% reduziert. Es ist einfach, effektiv und fügt sich nahtlos in unseren bestehenden Prozess ein.“

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