Kontext

Aryzta ist einer der größten Backwarenhersteller in Europa. Jeden Tag gelangen ihre Backwaren zu Tausenden von Einzelhändlern und Foodservice-Unternehmen auf dem ganzen Kontinent. Hinter dieser Reise steckt ein komplexes Logistiknetzwerk mit mehreren Lagerhäusern und Hunderten von Lieferanten und Logistikpartnern.

Herausforderung: Intransparente Palettenabrechnung

Vor der Zusammenarbeit mit Logistica OS verfolgte die deutsche Niederlassung von Aryzta („Aryzta Food Solutions GmbH“) Paletten und andere Ladungsträger auf altmodische Weise. Jedes Lager hatte sein eigenes Excel-Liste, und die Palettentransaktionen wurden von Hand auf Zettel geschrieben. Sie können sich die Szene wahrscheinlich vorstellen. Beschäftigte Lagerarbeiter an den Ein- und Ausgangsdocks wühlen sich durch Papierstapel und versuchen, Kritzeleien mit Tabellenkalkulationen abzugleichen.

Jemand musste dann all diese Zettel sammeln, alles manuell in Excel eingeben und hoffen, dass sich die Zahlen summierten. Da es keinen zentralen Überblick über die Palettensalden gab, kam es häufig zu Fehlern. Paletten mussten teuer nachgekauft werden. Lange Partnerabstimmungen über die Salden. Und Aryzta blieb jedes Jahr auf Kosten von +100.000 Euro in Paletten.

Oder wie Ronny Szepanski, ihr Logistikleiter, es ausdrückt: „Unsere Lagerarbeiter sind sehr damit beschäftigt, eingehende und ausgehende Sendungen abzuwickeln. Das Jagen von Lieferscheinen und das Eingeben der Informationen in veraltete Excel-Tabellen war eine ihrer am wenigsten bevorzugten Aufgaben.“

Lösung: PalletClaim Agent sorgt für Transparenz

Aryzta führte den PalletClaim Agent von Logistica ein, um den gesamten Palettentracking und Verwaltungsprozess zu automatisieren.

In dem Moment, in dem ein Lieferschein im Lagerbüro ankommt, erhält PalletClaim den Scan und macht sich an die Arbeit. Es identifiziert, welche Seiten Paletteninformationen enthalten, extrahiert die relevanten Felder und kennzeichnet alles, was fehlt oder unsicher ist, sodass ein menschlicher Kollege es überprüfen kann.

Nach einer kurzen Lernphase von zwei Monaten erreichte PalletClaim eine Genauigkeit von 90% Prozent bei der Datenextraktion.

Und im Gegensatz zu vielen Digitalisierungsprojekten mussten weder die Lagerarbeiter noch die Bürokollegen ihre Prozesse grundlegend ändern oder komplizierte Tools erlernen. Jeder kennt sich mit Liefer- und Palettenscheinen aus und das System von Logistica nimmt die manuelle, sich wiederholende Arbeit aus dem bestehenden Prozess heraus.

Sobald die Informationen extrahiert sind, erstellt PalletClaim automatisch Partnersalden auf der Grundlage der eigenen Geschäftsregeln von Aryzta. Sowohl die Zentrale als auch die regionalen Team haben jetzt einen Überblick über ihre Palettensalden in Echtzeit. Jede Zahl kann bis zum ursprünglichen Lieferschein zurückverfolgt werden, sodass nichts versteckt ist und sich nichts wie Rätselraten anfühlt.

Über das Logistica-Dashboard kann Aryzta offene Forderungen mit nur wenigen Klicks versenden. Partner erhalten einen Weblink mit einer klaren Aufschlüsselung ihrer Salden und können fehlende Dokumente hochladen oder direkt Fragen stellen. Logisticas KI-Agent kümmert sich um die routinemäßige Nachverfolgung, während sich das Team von Aryzta auf die wenigen Fälle konzentriert, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Auswirkungen auf das Geschäft

Im Vergleich zur manuellen Überprüfung jedes Lieferscheins reduzierte Aryzta seinen Verwaltungsaufwand um 50% Prozent, sparen 100 Stunden jede Woche. Das bedeutete mehr Zeit für sinnvolle Arbeit und weniger Zeit für den Kampf gegen Excel.

Dank der Live-Sichtbarkeit zwischen Lagern und Partnern sanken die Palettenverluste um 60 Prozent, was zu monatlichen Einsparungen von Tausenden Euro führte.

Zum ersten Mal hat Aryzta eine zentrale Ansicht aller Palettenkonten. Bei Konten, bei denen Aryzta Paletten schuldet, kann das Team proaktiv daran arbeiten, die Schulden zu reduzieren. Bei Konten, bei denen die Partner von Aryzta Paletten schulden, setzt sich der PalletClaim-Vertreter proaktiv mit den Partnern in Verbindung, um die offenen Forderungen einzufordern, und stellt die zugrunde liegenden Transaktionsdaten und den Lieferschein zur Verfügung, wodurch Streitigkeiten auf ein Minimum reduziert werden.

Ronny formulierte es so: „Mit PalletClaim haben wir endlich einen zentralen Überblick über unsere Palettenströme. Wir haben die Palettenverluste um über 60% reduziert und den Verwaltungsaufwand um 50% reduziert. Es ist einfach, effektiv und fügt sich nahtlos in unseren bestehenden Prozess ein.“

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