Kontext: Tradition trifft Innovation

Ernst Kähler GmbH, bekannt als Sahne Kähler, beliefert seit fast 100 Jahren Gastronomiekunden, Kantinen, Schulen und Krankenhäuser in Hamburg mit frischen Molkereiprodukten, Obst, Gemüse und weiteren Frischwaren.

Sebastian Kähler, Geschäftsführer in vierter Generation, verfolgt eine klare Strategie: Bewährte Prozesse respektieren, wo sie funktionieren, und gezielt modernisieren, wo es echten Mehrwert bringt.

"Wir sind ein Familienunternehmen in 4. Generation, aber wir scheuen uns nicht vor neuen Technologien, solange sie unseren Mitarbeitern das Leben leichter und nicht komplizierter machen."
Sebastian Kähler, Geschäftsführer

‍

Herausforderung: Manuelle Pfand- und Retouren abrechnung

Wie bei den meisten Großhändlern erfolgte die Dokumentation der Warenauslieferung über physische Lieferscheine. Fahrer vermerken dabei den Leerguttausch, Pfand und Retouren handschriftlich direkt auf den Lieferscheinen. Ein bewährtes und revisionssicheres Verfahren ist, das im hektischen Fahrbetrieb funktioniert.

“Fahrer sind mit unsere wichtigsten Mitarbeiter und wir tun sehr viel, um unsere Fahrer langfristig zu halten. Die meisten Fahrer mögen eben keine Apps, die oft wenig anwenderfreundlich sind.”

‍

Für die Verwaltung bedeutete dieser Prozess jedoch einen hohen manuellen Aufwand. Täglich mussten rund 500 Lieferscheine gesichtet, ausgewertet und manuell in das Warenwirtschaftssystem SAP übertragen werden. Neben dem hohen Zeitaufwand war der Prozess fehleranfällig und wenig beliebt bei Kollegen in der Verwaltung.

‍

Lösung: KI-Agent von Logistica OS

Die KI-Lösung von Logistica OS digitalisiert nun den kompletten Prozess der Leergutabrechnung und Retouren. Im ersten Schritt werden alle Lieferscheine ohne Vorsortierung eingescannt. Die KI erkennt automatisch, welche Dokumente für die Pfand- und Retourenabrechnung relevant sind, und blendet irrelevante Unterlagen wie Rechnungen oder Packlisten aus.

Der KI-Agent von Logistica liest anschließend alle relevanten Datenfelder aus, darunter Tournummer, Datum, Kunde sowie Art und Anzahl der getauschten Lademittel. Das System erkennt auch handschriftliche Einträge, “denkt mit” bei Sonderfällen und verbessert sich mit jedem Durchlauf, was es von klassischen Methoden zur maschinellen Dokumentenverarbeitung unterscheidet.

Das System markiert fehlende oder unsichere Angaben, sodass Mitarbeiter diese gezielt prüfen und ergänzen können. Statt also jeden Lieferschein manuell zu prüfen, können sich Mitarbeiter auf wenige Ausnahmen konzentrieren.

Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Produktteam von Logistica wurde die Plattform weiterentwickelt, sodass Retouren, also falsch geliefert oder defekte Ware, ebenfalls von der KI erkannt und entsprechende Prozesse angestoßen werden. Das führt nicht nur zu einer weiteren Zeitersparnis in der Verwaltung, sondern erhöht die Servicequalität, weil Anfragen schneller bearbeitet werden. 

Ergebnis: schnelle wirkung und Hohe Akzeptanz

Bereits nach wenigen Wochen konnte der zeitliche Aufwand für die manuelle Durchsicht der Lieferscheine um mindestens 50% reduziert werden. Das System erreicht eine Genauigkeit der der KI-Auslese von Daten von 80-90%, was zu weniger Fehlbuchungen und Korrekturen in der Nachbearbeitung geführt hat.

Durch die einfache Bedienung und Lernfähigkeit ist die Lösung vor allem bei den operativen Mitarbeitenden in der Zentrale sehr beliebt.

“Die Zeitersparnis liegt bei mindestens 50% und ich nutze das Tool täglich. Besonders überrascht hat mich, wie schnell die Implementierung ging und wie gut das System dazu lernt. Ich hätte mit einem deutlich längeren Prozess gerechnet.” (Timo, Verwaltung)

‍

Ein zuvor unbeliebter, fehleranfälliger Prozess läuft heute digital und automatisiert, ohne bestehende Abläufe im Fahrbetrieb zu verändern.

Fazit

Sahne Kähler zeigt, dass auch traditionsreiche, familiengeführte Unternehmen KI pragmatisch und wirkungsvoll einsetzen können, auch ohne zähe Implementierung. Durch die enge Zusammenarbeit beider Teams ging die Lösung bereits 14 Tage nach Vertragsabschluss live und erzeugte schnell messbaren Mehrwert.

“Die KI von Logistica war super einfach zu implementieren. Von der Entscheidung, dass wir das System einführen, bis zum Go-Live waren es 14 Tage. Ich würde die KI von Logistica jedem empfehlen, der den Prozess der Pfandabrechnung und Retouren verschlanken und verbessern will”

‍

Da die KI kontinuierlich aus Ausnahmen lernt und ihre Genauigkeit stetig verbessert, zahlt sich ein früher Einstieg besonders aus.

Interesse geweckt?

Meldet euch gerne bei uns und erfahrt, wie ähnliche Ergebnisse auch in eurem Unternehmen möglich sind.